Dokumenty w formie papierowej wypierane są przez dokumenty elektroniczne, jednak na półkach archiwów wciąż w dużej mierze znajdują się nie nośniki danych cyfrowych, a właśnie papier. Nie jest to materiał odporny na działanie czasu i czynników zewnętrznych, dlatego jego zabezpieczenie jest trudne. Z pomocą przychodzi skanowanie, o którym więcej przeczytasz w poniższym artykule.
Na czym polega skanowanie dokumentów?
Skanowanie dokumentów to nic innego, jak zamiana formy papierowej na elektroniczną za pomocą skanera. Nie różni się w niczym od skanowania, jakie wykonujemy w domu lub w biurze, na przykład, aby przesłać komuś dokument. Niemniej jednak celem tego procesu jest:
- uporządkowanie archiwum – dokumenty papierowe zajmują sporo miejsca, a dodatkowo nie zawsze są archiwizowane zgodnie ze sztuką,
- zabezpieczenie danych – druk na papierze z czasem płowieje, przez co po kilku latach odczytanie danych nie jest możliwe,
- przechowywanie danych w formie elektronicznej – zapewniając szybki dostęp do dokumentacji w dowolnym momencie.
Choć samo skanowanie nie jest trudne, okazuje się niezwykle czasochłonne, zwłaszcza przy bogato “wyposażonym” archiwum. Z pomocą przychodzi specjalistyczna firma archiwizacyjna, której oferta dostępna jest na https://hsm-recycling.pl/pl/.
Z formy papierowej na formę cyfrową
Skanowanie pojedynczych dokumentów nie jest niczym nowym. Od lat praktykowano je w sytuacji, gdy istniało podejrzenie, że druk wypłowieje. Polegało to jednak na tym, że skan podpinano do dokumentu pierwotnego, a następnie archiwizowano w formie papierowej. Dziś skanowanie ma na celu digitalizację, a więc przejście z wersji papierowej na elektroniczną. Akta przechowywane są na dysku, który następnie niszczony jest zgodnie z procedurą opisaną na https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dyskow-twardych/. Niszczenie dysków twardych to skomplikowane zadanie, które warto powierzyć specjalistom. Dokumenty skanujemy,
Dlaczego warto skanować dokumenty?
Skanując dokumenty, porządkujemy je, a dodatkowo zabezpieczamy dane przed wyciekiem. Oczywiście, forma elektroniczna również wymaga wdrożenia odpowiedniej ochrony, a następnie procedur związanych z utylizacją, o których więcej dowiesz się tutaj: https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/. Ponadto akta papierowe łatwiej zgubić, co w dobie powszechnej ochrony danych jest niedopuszczalne. Warto rozważyć opcję skanowania, która przynosi firmom wiele korzyści, usprawniając pracę.
– Artykuł sponsorowany
