Obowiązki przedsiębiorców w zakresie przetwarzania dokumentów zostały ściśle uregulowane w przepisach. Ustawodawca precyzuje, kiedy trzeba je przechowywać, a kiedy można zniszczyć. Wytyczne nie są jednak jednolite, dlatego tak ważna jest znajomość wypracowanych rozwiązań.
Kiedy trzeba przechowywać dokumenty?
Większość procedowanych w firmie dokumentów trzeba archiwizować. Zasada ta dotyczy wszystkich, które zostały wyszczególnione w przepisach, w tym m.in.:
- dokumentów finansowych,
- deklaracji podatkowych,
- akt osobowych,
- dokumentów pracowniczych,
- dokumentów handlowych.
Archiwizacja dokumentów firmy obejmuje również te pozycje, które co prawda nie są przez prawo wymagane, ale są kluczowe dla biznesu bądź ich ewentualne odzyskanie jest trudne, a wręcz niemożliwe. Więcej informacji dotyczących archiwizacji dokumentów znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/sopot/.
Kiedy można bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów ma miejsce po upływie terminu wymagalności. Utylizacja powinna nastąpić niezwłocznie, ponieważ zgodnie z przepisami, danych niepotrzebnych nie można przechowywać. Mowa w szczególności o danych osobowych. Dokumenty, których nie trzeba archiwizować, niszczymy wtedy, gdy stają się one zbędne w przedsiębiorstwie. Archiwizacja akt (więcej informacji: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/gdansk/) to kosztowne przedsięwzięcie, dlatego zdecydowanie bardziej opłacalne jest regularne ich niszczenie.
Kiedy przechowywać, a kiedy niszczyć?
Wiadomo już, kiedy dokumenty powinny być archiwizowane, a kiedy niszczone. Jak łatwo zauważyć, wytyczne są ogólne i wskazują jedynie kierunek działania. W rzeczywistości dla każdego typu dokumentu musimy rozpoznać obowiązek archiwizacji i termin utylizacji. Nie ma jednolitych wytycznych, zwłaszcza jeśli mówimy o aktach, których nie trzeba przechowywać, ale które ze względu na specyfikę działalności podmiotu wciąż są niezbędne. Zarówno w kontekście niszczenia, jak i archiwizacji dokumentów warto korzystać z usług firm zewnętrznych. Oferta Rhenus Office Systems Poland dla Sopotu dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/sopot/. Natomiast przedsiębiorcy działający w Gdyni powinni zapoznać się z ofertą zamieszczoną na stronie niszczenia dysków dedykowanej temu regionowi . Specjaliści pomogą uporządkować archiwum w taki sposób, aby było jasne, które dokumenty nadają się do zniszczenia, a które wciąż trzeba przechowywać.
– Artykuł sponsorowany
