Krajowy System e-Faktur, czyli popularny KSeF, to jedna z największych zmian, jakie od lat pojawiły się w polskiej księgowości. O ile sama nazwa może brzmieć technicznie, o tyle idea jest prosta: wszystkie firmy mają wystawiać faktury w jednym, wspólnym systemie państwowym. Dzięki temu dokumenty będą bezpieczne, łatwe do odnalezienia i zawsze w tym samym formacie.
Dla wielu przedsiębiorców to duża nowość, dlatego rozmawiamy z Marcinem Sierugą – kierownikiem Działu Obsługi Bezpośredniej oraz Wsparcia z kołobrzeskiego Urzędu Skarbowego i wyjaśniamy, jak się przygotować i co naprawdę oznacza wejście KSeF w życie.
CZYM JEST KSEF – W SKRÓCIE I PO LUDZKU
– KSeF czyli Krajowy System e-Faktur polega na tym, że faktury są ustrukturyzowane. Nie są to już pliki PDF ani skany, lecz dokumenty zapisane w jednym standardzie XML, które każdy podatnik będzie musiał wysyłać on line do bazy danych KSeF – informuje Marcin Sieruga.
KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo. Oznacza to, że choć system działa już od pewnego czasu, to przedsiębiorcy muszą przygotować swoje procesy i oprogramowanie, zanim stanie się on obowiązkowy.
W Urzędzie Skarbowym w Kołobrzegu od października podatnicy mogli wziąć udział w kilku szkoleniach pt. „Środy z KSeF”. – Będziemy również obecni w galerii Karuzela w dniach 22-23 grudnia 2025. Otworzymy w godzinach 13-16 punkt, w którym pracownicy będą odpowiadać na ewentualne pytania przedsiębiorców. Planujemy również uruchomić taki punkt informacyjny w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych Inspektorat w Kołobrzegu – 13 stycznia 2026 r. w godzinach 12-15. Informacji o KSEF udzielamy również w naszym urzędzie, w każdy dzień roboczy w godzinach od 8 do 15. Istnieje możliwość wcześniejszego umówienia się na wizytę na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-wizyta-w-urzedzie-skarbowym/ – dodaje Marcin Sieruga.
JAK PRZYGOTOWAĆ FIRMĘ KROK PO KROKU?
Krok 1. Sprawdź swój program do fakturowania
Większość popularnych systemów księgowych jest już zintegrowana z KSeF lub udostępnia odpowiednie aktualizacje. Warto upewnić się, że Twoje narzędzie potrafi:
- wystawiać faktury ustrukturyzowane,
- wysyłać je do KSeF,
- odbierać wiadomości zwrotne o statusie dokumentu.
Jeśli korzystasz z prostych faktur wystawianych ręcznie lub w arkuszu Excel – czas rozważyć zmianę.
Krok 2. Przygotuj uprawnienia
Aby wystawiać faktury w imieniu firmy, trzeba nadać odpowiednie uprawnienia. Można to zrobić w KSeF, logując się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub danych podatkowych. W większych firmach warto dokładnie określić, kto ma prawo wysyłać dokumenty i kto może je przeglądać.
Krok 3. Przeszkol zespół
Dla wielu pracowników zmiana formatu faktur będzie sporym wyzwaniem. Warto z wyprzedzeniem pokazać im, jak wygląda nowy proces, jakie pola pojawiają się na fakturze i czego wymaga system.
Krok 4. Przetestuj procesy zanim wejdzie obowiązek
Największą zaletą okresu dobrowolnego korzystania z KSeF jest możliwość przetestowania systemu bez ryzyka błędów. Lepiej teraz sprawdzić, czy integracja działa poprawnie, niż robić to pod presją czasu.
CO ZMIENI SIĘ W CODZIENNYM FAKTUROWANIU?
- Koniec z duplikatami – każda faktura ma stały numer w systemie, więc nie można jej zgubić.
- Archiwizacja nie jest konieczna. – Dokumenty przechowywane będą teraz przez system KSeF nawet 10 lat.
- Szybsze kontrole i zwroty VAT. – Urząd może szybciej potwierdzać zgodność rozliczeń, co skutkuje również szybszym zwrotem podatku VAT wynikającym z deklaracji. Będzie to 40 dni, zamiast standardowych 60 – tłumaczy Sieruga.
- Jednolity format – koniec z różnymi układami faktur w zależności od programu. – Będzie obowiązywać jeden wzór, jak ma wyglądać faktura, jakie poszczególne pola ma zawierać i co w nich powinno być. Dzięki temu, zmniejsza się również ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu faktur. Dodatkowo, będzie to większa automatyzacja, jeżeli chodzi o wymianę faktur. Nie będziemy musieli wysyłać ich mailem, przez inny system czy przekazywać fizycznie – dodaje urzędnik.
DLACZEGO WARTO ZACZĄĆ JUŻ TERAZ?
– Choć wdrożenie KSeF oznacza sporo zmian, wiele firm, które przetestowały system, podkreśla jego praktyczne korzyści: szybsze księgowanie, łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów, brak chaosu w archiwach i mniejsze ryzyko zgubienia faktury – opowiada Marcin Sieruga. Im wcześniej przedsiębiorcy oswoją się z platformą, tym łagodniej przejdą obowiązkowe wdrożenie. – Dla podatników nie jest na pewno korzyścią to, że muszą przygotować swoje systemy informatyczne do tego, aby wdrożyć ten KSeF. Ta praca jest do wykonania na początku dosyć duża, ale potem te wystawianie i pobieranie e-faktur będzie dużo łatwiejsze niż do tej pory. Podstawową zaletą jest to, że faktura, która zostanie wystawiona i wysłana do systemu KSeF nie musi być przez odbiorcę tej faktury ponownie wprowadzana do systemu.
KSeF to duży krok w kierunku cyfryzacji polskiego biznesu. Dla części firm będzie to wyzwanie, ale w dłuższej perspektywie system ma ułatwić codzienną pracę księgowych, uporządkować obieg dokumentów i usprawnić rozliczenia podatkowe. Kluczem jest dobre przygotowanie – sprawdzenie oprogramowania, nadanie uprawnień i przetestowanie nowych procedur, zanim obowiązek stanie się realny.
